用金山文档“轻维表”管理社区之后，服务效率翻倍了

北京通州富力尚悦居社区位于北京南六环马驹桥凉水河南岸，社区共有4000户，在住人员超1.2万，流动人口众多。社区从2023年初引进金山办公旗下WPS365的“轻维表格”，低成本搭建起一套“数字化社区治理系统”，为社区安装上“数字化”的翅膀，使得社区治理效能提升2-3倍。

该社区所在的马驹桥镇，横跨通州区和亦庄新城，社区由A/B/C/D/E五个区组成，共22栋楼，社区内房屋种类丰富，不仅有商品房、保障房、商住公寓，还建有几条商业街。人多且结构复杂，就意味着诉求多，事务杂。

(资料图)

为什么要用轻维表来服务社区？

在过去的很长一段时间里，社区工作人员都依赖传统的office类办公软件、甚至是纸质文件登记、保管居民的住房、人员、活动信息。

第一，纸质文件难以保存，即便是留在电脑里的文件也互不联系。需要某个数据时，必须找到合适的人“借数据”。

第二，随着“全能社工”、“万通岗”的工作思路的推进，要求接待人员能够普遍掌握社区工作内容，帮助居民“通办”所有事项。而“万通岗”的背后则需要数据打通作为支撑。

信息无法共享带来一些不便。比如说，有时居民来办一些事项，但负责这个事的人刚好轮休或者不在，那么其他人也不了解情况，就让人白跑一趟。

第三，对于决策者来说，过去数据统计分析效率低，难以找到数据之间的关联。

如何打通数据？这成了大难题。

“2023年初，金山办公旗下的轻维表格这一新工具被用到了社区工作中。”富力尚悦居社区居委会副主任张彬说。这张“超强表格”集纳了各个部门的单项表格后，将通过新型的表格技术自动匹配汇总，形成居民社区生活的一副“完整图景”。

轻维表可以应用到智慧社区哪些场景里？

首先，搭建社区超强数据库。

用轻维表搭建社区数据库，可以实现多种多样的社区应用。通州富力尚悦居社区在轻维表上实现了多张应用表，搭建实现四大要素“房屋+人员+物品+活动”的综合性数字化社区治理系统和应用。

•在房屋数据方面，轻维表帮助记录房屋/楼栋信息住宅/商铺分类管理；

• 在人员服务方面，轻维表能统计独居老人、残疾人等信息，利于社区工作人员定期帮扶；统计适龄儿童，为提供给社区幼儿园作为学位分配提供决策依据。

• 在物品数据方面，轻维表可以统计车辆数量，宠物登记、图书借阅等物品信息。以车辆统计举例，当表格监控到登记车辆信息即将饱和，车位不充足时，可以为社区工作人员提供预警，为下一步想办法开辟更多的停车位做准备。

• 在活动数据方面，金山表单可以满足社区活动报名需要，工作人员能通过表单收集的方式，轻松统计民意。居民只需要“扫一扫”二维码，或者点击群聊内的链接，就可以随时进行意见反馈、体检登记、兴趣统计、投票统计等。

其次，表格输入人性化，打通数据更方便。

产品设计上，为了方便用户录入，轻维表表现地十分人性化。

轻维表的每一列叫做字段，每一行叫做记录，目前轻维表支持新建文本、日期、时间、数值、货币、百分比、身份证、电话、邮箱等28种类型的字段，同时支持创建百万行记录。

设置不同的字段类型，可自动提醒用户输入是否错误。比如身份证，可自动识别和提醒用户输入身份证的位数、省份，并在用户输错时给出提示；邮箱、电话等字段也同理。比如数值，可自动识别非数值/数值，并给出提醒，此外还可以设置关联、引用、公式等高级字段。

这张“超强表格”，支持表格之间“双向链接”。当点击最基础的居民信息表格后，通过“引用”设置选择需要引用的房屋列数据，并“连接字符串”，就可实现“房屋+人”的对应关系。

“这样我一看就知道，这个人全面的情况。”张彬随机选取了一个居民的信息，在他的后面不仅标注了车辆、宠物情况，还显示其尚未注册业主APP。“鼓励居民注册业主APP是我们最近在推行的一件事，也是为了能推动小区业委会的成立。”张彬解释，“看到他还未注册，我们帮他办理其他事项时，就可以提示他注册。”

双链表格，让数据成为一个整体而非个体

最后，数字大屏，让决策更科学。

数字化最直观的实现方式就是“实时数字大屏”，一切围绕社区治理的工作，都可以实现一屏概览。

用上轻维表以后，社区工作人员的工作效率有所受益，工作积极性也有所提高。表格中有一个事项提醒功能，每一天，张彬会将今日待办的事项列进表格，并设置自动提醒。到提醒时间，提示消息就能自动群发或者发送给指定工作人员，提醒其完成这项工作。

本质：社区治理方式的转变

数字化工具这么多，为什么要选择金山办公旗下的“轻维表”？

富力悦尚居社区的工作人员告诉我们，因为其脱胎于金山办公沉淀了30多年的在线excel表格，所以在上手方便性上，比一些深奥的产品来说对普通用户更加友好。

其次，轻维表在数据展示方面操作方便，界面友好，直观展示的数据对社区治理决策的参考作用明显。

入户登记和录入数据

数字化一直是社区治理的一个薄弱环节，中国很多社区的数据治理能力还很弱，这是一个从0到1的过程。借助各类在线协作工具，社区治理在数据治理方面正在不断迈进。数字经济时代，数据被誉为“新黄金”，数据资源整合共享与开发利用，这对于推进数字中国、数字经济、数字社会规划和建设大有用处。

表面看只是引入一种工具，但数字化对社区更重要的意义在于社区治理方式的根本转变。有了数据，社区会更具“服务”意识，也有了更多为居民办事的抓手，以数据为指导，帮居民想多一点，做多一点，做出更合理科学的决策。

小智治事，大智治制。小区是社会的细胞，是千千万万百姓生活的地方，轻维表等数字工具的引入，正在不断体系化地增强居民自治感、安全感、幸福感，为社区共理自治打下良好基础。

什么是WPS 365？

WPS 365，金山办公推出的高效安全“数字办公全家桶”、一站式数字办公套件。既包含WPS Office套装、云盘、在线文档、轻维表、表单、脑图等内容创作工具，也包含企业IM、音视频会议等协作软件，助力企业高效协同办公。

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